人に仕事？仕事に人？【仕組み化に必要なポイントをご紹介】

仕事がら「仕組み化」や「自動化」の本をたくさん読んでいます。
その中でよく登場する言葉に「仕事に人をつける」という言葉です。

初めは意味が分かりませんでしたが、今はこの言葉が仕組化のポイントだと分かります。

仕組化するということ

仕組化とは、マニュアル書や手順書を作成し、作業を標準化することです。
つまり、作業内容を整理し、明文化することです。

インドネシアでは、SOP（エス・オー・ペー/Standard Operation Procedures）やWI（ウェーイー/Work Instruction）と呼ばれています。
製造業の工場では、これらも手順書をよく見かけますが、
事務所作業には手順書が無いという会社も多いのではないでしょうか。

仕組化は、会社として「仕事」を作成し、そこに人を配置すること、要すれば「仕事に人をつける」ということです。

仕組化の無いリスク

一方、その逆が「人に仕事をつける」というやり方です。
それは、手順書の無い作業であり、作業が属人化してしまいます。

言うまでもないですが、属人化した作業は、担当者がいなくなると同じ作業が出来ないという大きなリスクが存在します。

ITコンサルタントとして、私も様々な会社を見る中で、仕組化の無い作業を沢山見てきました。

様々な演算式が入ったエクセルを使って、あの人にしか作れない月次報告書、在庫表、バランス表。。。
心当たりがある方も沢山いらっしゃるのではないでしょうか。

仕組化の始め方

仕組化するためには、手順書の作成が必要です。
手順書を作成するためには、作業を整理することが必要です。

また一方、手順化出来るほどの定例作業ならば、システムエンジニアの力を使えば、現在ご利用のエクセルやOSにプログラムコードを作成することで沢山の作業が自動化できます。

例えば、ファイルのコピー、ファイルを開く、ファイルからデータを取得して集計する等のパソコン上での動作は、すべて自動で可能です。

人間は、専用ファイルを開いて、変数となるデータ（例：年月など）を入力して、１クリックすれば作業完了ということも可能です。

また、ウィンドウズの「タスクスケジューラー」を使えば、クリックも不要となり、指定した日に自動でレポートを作成し、Outlookから関係者に添付ファイル付きで自動メール送信といった作業も可能となります。

このように仕組化に「システムエンジニアリング」を利用すれば、作業は標準化され、迅速に、一定品質で作業を行うことが出来ます。